Digitale Bewerbungsunterlagen: Betriebsrat darf am Bildschirm mitlesen

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Papierberge adé? Arbeitgeber müssen dem Betriebsrat Bewerbungsunterlagen nicht mehr zwingend in Papierform vorlegen. Ein digitales Einsichtsrecht für den Betriebsrat genügt – unter bestimmten Voraussetzungen.

Worum ging es in dem Fall?

Ein Getränkeunternehmen nutzte eine Recruiting-Software, die Stellenausschreibungen verwaltete und ein internes sowie externes Bewerberportal enthielt. Externe Bewerber mussten sich einen Account anlegen, um am Bewerbungsprozess teilzunehmen. Das Unternehmen schrieb die Stelle eines „Prozess- und Projektspezialisten Technik“ aus, worauf 33 externe Bewerbungen eingingen.

Die Arbeitgeberin bat den Betriebsrat um Zustimmung zur beabsichtigten Einstellung eines Kandidaten. Nachdem dem Betriebsrat auf seine Bitte hin die Protokolle der Bewerbungsgespräche und die Stellenbeschreibung nachgereicht worden waren, verweigerte er die Zustimmung zu der geplanten Einstellung. Der Knackpunkt: Der Betriebsrat vertrat die Auffassung, die „Bewerbungsunterlagen“ hätten ihm in Papierform vorgelegt werden müssen. Das Unternehmen sah das anders und zog vor Gericht.

Die wegweisende Entscheidung des BAG

Das Bundesarbeitsgericht stellte klar: Der Arbeitgeber, der den Bewerbungsprozess um eine ausgeschriebene Stelle mithilfe eines Softwareprogramms digital durchführt, genügt seiner Pflicht zur Vorlage der Bewerbungsunterlagen an den Betriebsrat, wenn er dessen Mitgliedern für die Dauer des Zustimmungsverfahrens nach § 99 Abs. 1 BetrVG ein auf die im Programm hinterlegten Bewerbungsunterlagen bezogenes – mithilfe von zur Verfügung gestellten Laptops jederzeit nutzbares – Einsichtsrecht gewährt und die Möglichkeit besteht, Notizen anzufertigen.

Was bedeutet das konkret?

Den Mitgliedern des Betriebsrats stand nach der Konzernbetriebsvereinbarung ein Einsichtsrecht in die näher aufgeführten „Datenfelder“ des Programms „Recruiting“ zu. Mithilfe der zur Verfügung stehenden Laptops konnten sie daher jederzeit die im Programm hinterlegten Anschreiben und Lebensläufe sowie – sofern übermittelt – Zeugnisse und Zertifikate der insgesamt 33 externen Bewerber um die Stelle eines „Prozess- und Projektspezialisten Technik“ einsehen.

Anders als der Betriebsrat meinte, war die Arbeitgeberin nicht gehalten, ihm die „Bewerbungsunterlagen“ der Interessenten in Papierform vorzulegen. Dies ergibt die Auslegung von § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG.

Die rechtliche Begründung des BAG

Wortlaut spricht nicht gegen digitale Lösung

Der durch den Wortlaut der Norm vermittelte Wortsinn lässt erkennen, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat digital verfügbare „Bewerbungsunterlagen“ auch nur in dieser Form zur Verfügung stellen muss. Bei einem funktionalen Verständnis sind solche „Unterlagen“ alle Interessenbekundungen und dem Arbeitgeber zu diesem Zweck übermittelten Daten, die von den Bewerbern übersandt werden. In welchem Format die Einreichung dieser Angaben beim Arbeitgeber erfolgt, ist für ihre Eigenschaft als Grundlage für dessen spätere Auswahlentscheidung unerheblich.

Sinn und Zweck werden erfüllt

Die Unterrichtungs- und Vorlagepflicht nach § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG soll dem Betriebsrat zum einen diejenigen Informationen verschaffen, die er benötigt, um sein Recht zur Stellungnahme sachgerecht ausüben zu können. Der Arbeitgeber hat ihn daher so zu unterrichten, dass er aufgrund der mitgeteilten Tatsachen in die Lage versetzt wird zu prüfen, ob einer der in § 99 Abs. 2 BetrVG genannten Zustimmungsverweigerungsgründe vorliegt. Zum anderen soll der Betriebsrat vor einer Einstellung die Möglichkeit haben, Anregungen für die Auswahl der Bewerber zu geben und Gesichtspunkte vorzubringen, die aus seiner Sicht für die Berücksichtigung eines anderen – als dem vom Arbeitgeber ausgewählten – Stellenbewerbers sprechen.

Diesen Vorgaben ist genügt, wenn der Arbeitgeber – wie hier – den Mitgliedern des Betriebsrats für die Dauer des Zustimmungsverfahrens nach § 99 BetrVG ein auf die digital vorhandenen „Bewerbungsunterlagen“ aller Interessenten bezogenes Einsichts- und Leserecht gewährt. Damit hat der Betriebsrat die Möglichkeit, sich diejenigen Informationen zu verschaffen, die er benötigt, um eine Stellungnahme nach § 99 Abs. 2 BetrVG abgeben zu können. Der jederzeit mögliche Zugriff auf die hinterlegten Bewerberdaten mithilfe der vorhandenen Laptops erlaubt es ihm, eigene Vorschläge für eine Auswahl zu unterbreiten oder auf Umstände hinzuweisen, die nach seiner Auffassung für einen anderen Bewerber sprechen. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die „Unterlagen“ den Mitgliedern des Betriebsrats auch während der Sitzung, in der der Beschluss gefasst wird, ohne Weiteres zur Verfügung stehen.

Mehr als bloßes „Einblicksrecht“

Das den Betriebsratsmitgliedern zu gewährende Einsichts- und Leserecht geht über eine bloße Befugnis zur jederzeitigen Einsichtnahme in die Unterlagen hinaus. Die Betriebsratsmitglieder haben von Gesetzes wegen die – insoweit auch nicht durch die Betriebsvereinbarung einschränkbare – Möglichkeit, sich (erforderlichenfalls umfangreiche) Notizen zu machen oder sog. Screenshots anzufertigen.

Datenschutz ist gewährleistet

Das digitale Einsichtsrecht des Betriebsrats beschränkt sich im Entscheidungsfall auf diejenigen Unterlagen, die – wenn sie physisch vorhanden wären – dem Betriebsrat in dieser Form hätten überlassen werden müssen. Die darin liegende Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. c und Abs. 3 DSGVO iVm. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG erforderlich, weil sie der Erfüllung einer in § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG vorgesehenen Pflicht des Arbeitgebers dient. Zudem sind die Mitglieder des Betriebsrats in jedem Fall verpflichtet, über die ihnen in diesem Zusammenhang bekannt gewordenen persönlichen Verhältnisse und Angelegenheiten der Arbeitnehmer Stillschweigen zu bewahren.

Praktische Tipps für Unternehmen

Technische Voraussetzungen schaffen

Stellen Sie sicher, dass alle Betriebsratsmitglieder über geeignete Endgeräte verfügen
Gewährleisten Sie einen stabilen Zugang zum Bewerbermanagementsystem
Richten Sie bei Bedarf separate Zugänge für Betriebsratsmitglieder ein

Betriebsvereinbarung prüfen oder abschließen

Regeln Sie die Details des digitalen Einsichtsrechts in einer Betriebsvereinbarung
Definieren Sie klar, welche Datenfelder einsehbar sind
Legen Sie fest, wie Notizen und Screenshots angefertigt werden dürfen

Schulung durchführen

Weisen Sie Betriebsratsmitglieder in die Nutzung des Systems ein
Erläutern Sie die Datenschutzpflichten
Dokumentieren Sie die Schulung

Prozesse anpassen

Passen Sie Ihre internen Abläufe an die digitale Vorlage an
Definieren Sie klare Fristen und Zuständigkeiten
Dokumentieren Sie die Bereitstellung der Unterlagen

Rechtssicherheit gewährleisten

Achten Sie darauf, dass alle Bewerbungsunterlagen digital verfügbar sind
Stellen Sie sicher, dass der Zugang während des gesamten Zustimmungsverfahrens besteht
Dokumentieren Sie die Gewährung des Einsichtsrechts

Häufige Fragen

Muss ich als Arbeitgeber trotzdem Papierunterlagen vorhalten? Nein, wenn die Bewerbungen digital eingehen und Sie ein ordnungsgemäßes digitales Einsichtsrecht gewähren, ist keine Papierform erforderlich.

Was ist, wenn einzelne Bewerbungen in Papierform eingehen? Bewerbungen, die dennoch in Papierform eingehen, werden zuvor manuell erfasst. ^[17] Diese sollten dann ebenfalls digitalisiert werden, um ein einheitliches Verfahren zu gewährleisten.

Kann der Betriebsrat trotzdem Papierunterlagen verlangen? Nach diesem Urteil besteht kein Anspruch auf Papierform, wenn ein ordnungsgemäßes digitales Einsichtsrecht gewährt wird.

Was passiert bei technischen Problemen? Soweit der Betriebsrat im Anhörungstermin vor dem Senat erstmals geltend gemacht hat, die Unterrichtung sei auch deshalb nicht ordnungsgemäß gewesen, weil es bei der Verwendung der Software „Recruiting“ zu technischen Problemen gekommen sei und die Namen der Bewerber anonymisiert gewesen seien, handelt es sich um neuen Sachvortrag. Sorgen Sie daher für ein stabiles, funktionierendes System.

Gilt das Urteil auch für andere Beteiligungsrechte? Das Urteil bezieht sich speziell auf § 99 BetrVG (Einstellung). Die Grundsätze dürften aber auch auf andere Beteiligungsverfahren übertragbar sein.

Ausblick: Digitalisierung im Betriebsverfassungsrecht

Dieses Urteil ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung des Betriebsverfassungsrechts. Es zeigt, dass die Rechtsprechung die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt anerkennt und rechtlich begleitet.

Der Umstand, dass die sprachliche Fassung des § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG durch das Gesetz zur Förderung der Betriebsratswahlen und der Betriebsratsarbeit in einer digitalen Arbeitswelt (Betriebsrätemodernisierungsgesetz) vom 14. Juni 2021 (BGBl. I S. 1762) nicht an die fortschreitende Digitalisierung angepasst wurde, lässt nicht den Schluss zu, die Vorlage von Bewerbungsunterlagen an den Betriebsrat habe stets in Papierform zu erfolgen. Wie die durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz modifizierten gesetzlichen Bestimmungen erkennen lassen, hat der Gesetzgeber einen Bedarf für Änderungen insoweit nur bei der Möglichkeit zur Teilnahme an einer Betriebsratssitzung mittels Video- und Telefonkonferenz sowie bei der Unterzeichnung (Signatur) und Niederlegung von Betriebsvereinbarungen und Einigungsstellensprüchen in elektronischer Form gesehen. Dies zeigt, dass er – anders als der Betriebsrat meint – die Regelung des § 99 BetrVG trotz der ihm bekannten Veränderungen in der Arbeitswirklichkeit für ausreichend hält, um den sich hieraus ergebenden Anforderungen gerecht zu werden.

Unternehmen können sich also auf eine rechtssichere digitale Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat einstellen – vorausgesetzt, sie beachten die vom BAG aufgestellten Anforderungen.

Fazit: Win-Win für alle Beteiligten

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts schafft Klarheit und ermöglicht moderne, effiziente Personalprozesse. Arbeitgeber sparen Zeit und Kosten, Betriebsräte erhalten denselben Informationszugang wie bisher, und der Datenschutz bleibt gewährleistet.

Entscheidend ist die ordnungsgemäße Umsetzung: Technische Ausstattung, jederzeitiger Zugang, Möglichkeit zur Anfertigung von Notizen und Screenshots – wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann getrost auf Papierberge verzichten.

Sie haben Fragen zur digitalen Betriebsratsarbeit oder zur Umsetzung dieses Urteils in Ihrem Unternehmen?

Dr. Meides Rechtsanwälte und Fachanwälte für Arbeitsrecht beraten Sie umfassend zu allen Fragen des Betriebsverfassungsrechts. Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung digitaler Prozesse, der Ausarbeitung von Betriebsvereinbarungen und der rechtssicheren Zusammenarbeit mit Ihrem Betriebsrat. Kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail: MEIDES Rechtsanwälte, Frankfurt.